Gerenciar projectes: entre els reptes que l'enginyer civil no aprèn a l'aula

A l'culminar la carrera i graduar d'enginyer, es consolida el compliment d'una de les metes que tot estudiant s'estableix a l'iniciar els seus estudis universitaris. Encara més important si la carrera que culmina és a l'àrea que l'apassiona. L'enginyeria civil és una professió que any a any motiva milers d'estudiants a matricular-se en les universitats amb l'esperança que a l'acabar els seus estudis tindran un ampli camp laboral on desenvolupar les seves aptituds personals i professionals; ja que abasta l'estudi, projecte, direcció, construcció i gerència d'obres en les següents branques: sanitària (aqüeductes, claveguerams, plantes de tractament d'aigües servides, gestió de deixalles sòlides, etc.), vial (carreteres, avingudes, ponts, aeroports, etc.), hidràulica (dics, preses, molls, canals, etc.), i estructural (urbanismes, habitatges, edificis, murs, túnels, etc.).

La gerència de projectes de construcció és una de les disciplines que cada dia atrau més enginyers civils a dedicar-se a aquest camp professional, i aquells que s'atreveixen a dirigir projectes sense estar preparats, acaben patint les conseqüències i donant-se compte que a l'aula universitària no s'imparteixen tots els coneixements necessaris per a enfrontar un repte d'aquesta magnitud.

Per a l'èxit en la gerència d'un projecte de construcció, s'ha de comptar amb amplis coneixements en diferents àrees de coneixements i molts anys d'experiència, així i tot es requereixen habilitats addicionals que no s'aprenen en una aula de classes, com són els aspectes relacionats amb la intel·ligència emocional i el desenvolupament de relacions interpersonals.

Un projecte és un esforç planificat, temporal i únic, realitzat per crear productes o serveis únics que afegeixin valor o provoquin un canvi beneficiós. Tots els projectes són diferents i cada un d'ells presenten situacions i reptes que requereixen perícia i intel·ligència per saber-solucionar de la millor manera. No obstant això, tot el que s'inicia en la gerència de projectes té en algun moment el seu primer projecte, i aquí tractarem de mostrar-los alguns tips de com afrontar-ho de la millor manera.

El millor consell que podríem donar-li als enginyers civils que pensen dedicar-se en la seva vida professional a l'àrea de la gerència de projectes, és que han de començar immediatament després de graduar a aprofundir els seus coneixements teòrics en aquesta matèria i la millor manera és fent un mestratge, un postgrau o prendre cursos especialitzats en aquest tema. El Project Management Institute (PMI), organització sense ànim de lucre i una de les associacions professionals més gran de món, comptant amb mig milió de membres certificats en gerència de projectes en més de 150 països, és la principal opció per iniciar en l'aprenentatge de la direcció de projectes a través dels seus estàndards i certificacions, reconegudes mundialment, i que dicten a tot el món a través de comunitats de col·laboració. Poden obtenir més informació sobre les certificacions PMI a la seva pàgina web:  www.pmi.org. Altres opcions a nivell mundial es poden revisar a la pàgina web: www.master-maestrias.com. On s'indiquen 44 opcions de mestratges en gerència de projectes, en diferents països. Alguns d'aquests cursos es pueen prendre de manera ràpida i virtual, com és el cas de l' Curs Professional de Gerència de Projectes (PMP).

Per encarar aquest primer projecte, que en general ha de ser un petit, suggerim tenir en compte els següents aspectes:

• Revisi estudiï i investigui molt bé i al detall sobre el tema del projecte, vostè és el responsable com a gerent i ha de prendre decisions tècniques crucials durant tota la gestió. Al final d'aquesta etapa vostè ha de conèixer tot el procés constructiu i l'abast pel que fa a cost, temps i qualitat requerits per acabar-a cabalidad.
• Elabori els seus objectius i metes. Què s'espera del projecte? Què s'espera de la seva gestió? Quins són els beneficis per a la companyia?
• Dediqui molt de temps a l'inici del projecte per planejar com es van a dur a terme les coses, demani opinions al seu equip de treball per a la construcció de l'abast, cronograma, pressupost i identificació de riscos.
• Conegui l'equip, escolti les seves necessitats. Les persones que treballen feliços, explotaran al màxim el seu potencial per fer la seva feina el millor possible.
• Involucri seu equip. En la mesura que les persones es sentin identificades amb el projecte, van a tenir millor productivitat.
• Controli el projecte. Definiu reunions periòdiques de seguiment, on controli l'execució de les activitats, la despesa del pressupost, les persones, els riscos i qualsevol inconvenient que es presenti.
• Mantingui informats a les parts interessades. Un interessat influent al qual no s'ha informat oportunament, pot prendre decisions poc convenients per a la seva gestió, és important mantenir-los informats i satisfets.
• Si es presenten problemes o si el seu projecte no està complint amb metes claus, no es desesperi. És més important com gestioni les situacions. Revisi la causa del problema, apliqui les accions correctives pertinents, gestioni els canvis necessaris en els plans, informe als interessats sobre la situació i segueixi endavant amb la gestió.

La gerència de projectes es pot definir com la disciplina d'organitzar i administrar els recursos, de manera que un projecte donat sigui acabat completament dins de les restriccions d'abast, temps i cost plantejats al seu inici. Per tant implica executar un seguit d'activitats, que consumeixen recursos com temps, diners, gent, materials, energia, comunicació (entre d'altres) per aconseguir uns objectius pre-definits.

En base a aquesta definició de la gerència de projectes, es defineixen i s'estableixen les àrees de coneixements necessàries que ha de tenir un bon gerent per executar eficientment la seva tasca, i elles són:

• Integració i abast del projecte: aquesta àrea es resumeix en dues paraules: missió i visió. El gerent del projecte ha de tenir clars quins són els abastos del mateix en termes de terminis i temps i, sobretot, pel que fa a l'impacte. Això inclou l'elaboració i execució d'un pla i el control de canvis. Per a això ha de conèixer dels aspectes tècnics i constructius específics per a executar l'obra.
• Estimació de temps i terminis: Aquesta competència suposa l'elaboració d'un cronograma on es fixin les tasques previstes, els seus terminis d'execució i els recursos disponibles per a cada un. El gerent de projecte ha de poder operar els programes i aplicacions que s'utilitzen per desenvolupar els cronogrames de treball, per exemple Microsoft Project, Primavera, etc.
• Gerència de costos: El bon gerent de projectes ha de gestionar els costos específics i generals a través d'un treball previ de planificació dels recursos (tant humans, com materials, equips i tècnics).
• Gestió de la qualitat: són les tasques necessàries per implementar accions que permetin avaluar la qualitat dels productes, serveis o continguts i eliminar tots aquells obstacles que impedeixin assolir un major nivell de satisfacció. Per complir amb aquesta competència el gerent ha de conèixer les normatives tècniques i de qualitat que apliquen en l'entorn on s'executa la construcció.
• Gerència de recursos humans: això inclou la contractació de personal altament qualificat, avaluació del seu acompliment i maneig dels incentius; amb la idea de prendre les decisions que augmentin el nivell de productivitat i compromís dels qui intervenen en el projecte.
• Maneig de relacions: el gerent de projectes també li correspon elaborar un pla de relacions i comunicacions que s'adapti a les necessitats de cada cas. Aquest pla ha de contemplar bàsicament la distribució de la informació, la fluïdesa de la mateixa i la divulgació de l'estat de cada fase del projecte, des de la primera fins al lliurament definitiu.
• Gerència de riscos: aquesta àrea de coneixement té a veure amb la identificació de les amenaces a les que pot enfrontar l'equip de treball en qualsevol fase d'execució, així com la gestió d'aquests riscos, ja sigui mitigant els efectes o revertint el seu impacte.

En definitiva la gerència de projectes és un dels majors reptes que ha d'enfrontar un enginyer civil durant la seva vida professional, i per a això no ha estat preparat totalment a les aules de classes, per tant tot bon professional que prengui la decisió de dedicar- a aquesta disciplina, ha de prendre la decisió de preparar-se en tots i cada un de les àrees de coneixements necessàries per ser un excel·lent gerent de projectes.