Eliminant el paper amb Dossier Manager

Entre el millor que m'he trobat a la fira de tecnologies d'Hondures, que s'està celebrant just ara m'he trobat un producte anomenat Dossier Manager, que ha estat desenvolupat per HNG Systems i que és distribuït per Lufego.

Bàsicament aquest sistema busca resoldre el problema d'emmagatzematge d'arxius, siguin aquests digitals o impresos. La dificultat de l'emmagatzematge de documents no només és l'espai que requereix guardar papers sinó la importància que reuneixen per a una institució que no pot donar-se el luxe de llençar-los a les escombraries perquè en algun moment requereixen anar-hi sigui per a consulta o per suport de tràmits.

Per això hi ha diverses solucions informàtiques encara Dossier Manager es veu summament robust:

1. Emmagatzematge mitjançant expedients

A diferència d'altres aplicacions que el que creguin és carpetes i arxius dins, aquest es basa en un principi de "contenidor" que és en certa forma el símil de "expedient". De manera que una empresa pot decidir gestionar-hi tota la seva documentació i l'únic que fa és crear l'estructura de documents, amb atributs i normes ... tal com ho té en els seus procediments d'arxiu; la resta és només emmagatzemar. Dit en bon pinyol "adaptable a tècniques d'arxiu convencionals però sota un entorn digital i tot dins d'una base de dades"

Té una interfície d'administració, que permet crear estructures d'expedients, usuaris i drets; una altra interfície d'usuari que és qui emmagatzema documents o els consulta i una altra de simple consulta pública. Un cop arxivats els documents es poden editar mitjançant "check out", l'eina porta funcionalitats de tallar, esborrar i redreçar documents en cas dels documents escanejats. En cas de ser documents amb formats propietari s'obren en l'aplicació respectiva i a el fer "check in" permet controlar versionat o simplement reemplaçar.

2. Cerca amb ocr a 69 formats.

Es pot fer recerca d'aquests, sigui per les seves keywords, atributs o inclusivament pel seu contingut. Res estrany en el cas de buscar documents d'office, AutoCAD o altres guardats en el seu format nadiu, però també poden ser documents tif o pdf i el sistema busca fent ocr dins de les imatges escanejades.

El graciós de tot, és que no hi ha res emmagatzemat en carpetes, tot està dins d'una base de dades que pot ser Mysql, sql server o bé oracle.

La interfase de captura ve llista només per a triar les característiques de captura entre elles l'escaneig en format dual, en veure com funciona em va sorprendre veure un escanner Fujitsu, en el qual es va col·locar una targeta de crèdit, i la va passar a tall dual (doble cara) com si fos un paper ... aquest equip té una capacitat d'escanejar 1000 fulls a doble cara diàries durant 5 anys ... a això se li pot dir alt rendiment.

3. Control remot de dades

Entre el més atractiu de l'aplicació, és el seu nivell de creixement modular, amb solucions des de $ 450 fins a solucions corporatives que inclouen accés remot via web services. Una de les empreses que està implementant és Tigo, que en cada un dels Tigocentros només té una pc, scanner i accés a Internet; cada expedient que omple un client o servei prestat entra a el sistema i és emmagatzemat en les oficines centrals de forma automàtica.

També està sent implementat per la Direcció Executiva d'Ingressos DEI, per controlar el tràmit duaner mitjançant les pòlisses de declaració per importació de productes. Cada agent duaner tindrà una llicència, el que permetrà que tota la documentació ingressi a sistema central abans que el contenidor ingressi a país ... tot i que els papers en còpia dura arribin sempre als 15 dies en caixes de cartró.

Les solucions empresarials caminen al límit de $ 20,000 amb ús il·limitat de llicències, per al cas, una empresa que té presència a 16 països hauria de fer una inversió de $ 320,000 ... comparat amb altres productes seria d'almenys $ 180,000 per país ... gairebé els 3 milions de dòlars.

Per a més informació poden contactar a Lufergo