Kanbanflow - una bona aplicació per controlar tasques pendents

Kanbanflow, és una eina de productivitat, que pot usar-se per mitjà del navegador o en els dispositius mòbils, és àmpliament emprada en les relacions laborals a distància, és a dir, tipus freelance; amb ella les organitzacions o grups de treball poden veure el progrés d'activitats de cada un dels seus membres. Si s'és d'aquells que tenen múltiples tasques i no sap com organitzar-se, o es tenen múltiples empleats i no sap com monitoritzar el seu progrés, Kanbanflow és per a tu.

En aquest article, es mostrarà l'ús d'aquesta eina completament gratuïta, a través d'un exemple; no sense abans mostrar la vista principal o dashboard. La interfície web, és força senzilla, en ingressar es pot veure una barra principal que conté: el botó de menú - boards- (1), les notificacions (2), configuració (3), ajuda (4) i perfil de la persona que pertany a l'organització (5).

Així mateix, es troben dues pestanyes a la vista principal, un -boards- on s'ubiquen tots els taulers creats, propietat de l'membre que ha ingressat a la plataforma, i també les que han estat creades pels supervisors immediats.

A la segona pestanya - members- hi ha la llista de tots els integrants del grup de treball i el seu correu electrònic de contacte.

• Exemple d'ús

Per il·lustrar millor el funcionament, a partir d'una assignació real es realitzarà un exemple.

1. Crear tauler:  es poden crear tants taulers com es desitgi, en aquests és que es gestionaran i col·locaran totes les tasques. Per crear el tauler, hi ha dues opcions, una a la vista principal de l'eina, on es fa clic al botó crear tauler - crea't Board- (1) i la segona és a través del botó de configuració (2); allí es troba la vista de l'organització, i la quantitat de taulers que posseeix i el botó create board.

2. És possible crear un tauler seleccionant una de les següents opcions: kanban board, amb aquesta es crea un tauler amb les columnes de la seva preferència, la segona opció és copiar un tauler prèviament creat (amb la mateixa estructura), i la tercera és crear un dashboard que mostri la informació dels múltiples taulers que té l'organització.

3. S'inicia amb la primera opció, on s'indica el nom del tauler (1), i se selecciona si el tauler pertany a una organització, o és d'ús independent (2). Se segueix el procés (3), i s'obre la finestra de columnes, el sistema obre 4 columnes per defecte (4), cadascuna elles indiquen el nivell d'avanç de cada tasca. Els noms poden ser modificats ia més s'ajusten depenent de la dinàmica i necessitats del grup de treball, afegint o eliminant columnes (5), se segueix el procés (6).

4. El següent punt, és especificar en quina de les columnes es col·locaran els treballs acabats (1), si l'eina crea una columna nova, o si en el tauler actual no cal especificar (2). L'últim pas és indicar, totes les tasques poden allotjar-se per cada columna - WIP (4), s'acaba el procés (5).

5. En finalitzar s'observa el tauler, per afegir les tasques, es fa clic sobre la creu verda al costat de cada nom de columna (1), s'obre una finestra amb les dades de la tasca, el nom - columna on s'allotja (idees ) (2), color de preferència de la finestra, membres que realitzaran la tasca, etiquetes associades per a una millor cerca (3), descripció de l'assignació (4), comentaris relacionats (5). Al costat dret de la finestra, apareixen una sèrie d'eines per fer encara més especificacions sobre la tasca (6).

• L'ús dels colors en les assignacions, pot ser rellevant per a molts, ja que amb aquests és possible diferenciar processos completament diferents o iguals, de manera que es pot visualitzar l'avanç, de cadascuna de les tasques molt més ràpid.
• Els comentaris, és un altre punt que fa grandiosa aquesta eina, ja que el propietari del tauler, o el supervisor de l'activitat pot indicar especificacions pel que fa a l'activitat, és una altra manera de relacionar-se amb l'integrant que està executant el procés en si.

6. Les eines que ajuden a una millor gestió de la tasca, són les següents: Afegeix (1): es poden afegir descripcions, membres, etiquetes, subtasques, data límit, temps estimat de durada, temps manual, comentaris,

Move (2): moure a un altre tauler oa una altra columna. Timer (3): Iniciar compte enrere (comptador), aquest té la particularitat que integra la tècnica pomodoro, que consisteix a establir períodes de temps fixos entre 25 i 50 minuts; és completament configurable accedint a la seva configuració un cop iniciat. Reports (4): informes de resultats. More (5): Crear URL associat a l'activitat. Delete (6): esborrar

Els informes poden donar una idea de com ha estat el progrés de l'activitat, i per tant de la persona que està realitzant la mateixa. Facilita en si, que el supervisor no hagi de realitzar informes externs a la plataforma, el que es consideraria una pèrdua de temps. Així mateix, la tècnica pomodoro, permet realitzar una tasca en 50 minuts, podent donar-li l'executor de l'activitat períodes de descans de 5 minuts, aquests petits espais de descans se l'anomena pomodoros, després que la persona acumuli 4 pomodoros, el descans següent serà de 15 minuts.

7. Les sub-tasques són clau per a l'establiment de les assignacions, això a causa que, amb elles, es pot identificar que tant ha avançat l'activitat, després de tenir-les clares, es fa check sobre cadascuna de les caselles, fins a determinar que el procés s'ha realitzat completament i es pot moure la tasca a la columna d'activitats finalitzades.

8. Després que s'han establert les preferències, l'assignació queda de la següent manera, i s'afegeix a la columna corresponent.

9. A l'hora de que la tasca canviï d'estatus, simplement es pren amb el cursor i s'arrossega fins a la posició que es consideri. No obstant això, cal acotar, que no es poden incloure tasques noves, fins que les que es trobin en procés estiguin realitzades, aquesta és una manera d'assegurar que totes les tasques siguin acabades, i que les persones no incloguin massivament tasques que posteriorment no podran acabar.

10. És una eina completament personalitzable, en les configuracions dels taulers, es poden definir un altre tipus de característiques, com canvi de el nom, propietari, si es vol arxivar o moure a l'organització, especificar els colors de cada tauler, temps límit, unitats d'estimació (punts o temps)

11. Des del mòbil es pot fer seguiment a les tasques, a través del navegador de la seva preferència, no és una aplicació mòbil, que pot descarregar des de qualsevol botiga d'app, però, per verificar l'estatus de les tasques mentre no es compta amb un computador proper, és molt útil.

12. Es mostra els taulers, i òbviament cadascuna de les tasques creades, per visualitzar cada columna, simplement llisca la pantalla de manera que es mostrin tots els processos i el seu nivell de progrés.

consideracions finals

És un gran pas, per als líders de petites empreses, negocis digitals i inclusivament aquelles persones que requereixen organitzar-se en les seves activitats (com ara estudiants o projectes personals compartits), i aquestes al seu torn estan integrades per un altre conjunt de múltiples sub-tasques .

A més d'això, és una forma de que els supervisors, deleguin les activitats al seu grup d'integrants. És interessant, com amb una eina gratuïta com aquesta, és possible visualitzar tots els moviments de l'organització, no es limita quant a cap de les funcionalitats, no hi ha cap acció bloquejada, el que dóna més llibertat d'ús. I, per si fos poc, no s'acaba d'acord s'assignin activitats als empleats -com succeeix amb les agendes, llibretes i altres recursos d'oficina-, aquest és un altre més que et pot fer migrar les dades a aquesta eina.

Esperem que hagi estat d'ajuda, i convidem als interessats a accedir a Kanbanflow des de la seva pàgina web, o des del navegador del mòbil, serà per a tota una manera d'entrar en la productivitat de l'era digital d'una manera fàcil i amigable.